Rentabilidad por obra: cómo saber si una obra sigue siendo rentable antes del cierre

En la mayoría de las obras el margen no se pierde en el cierre: se pierde en la semana 3, en la 6, en la 9. El cierre es solo el momento en que alguien suma los números y lo descubre. Esta nota explica cómo saber, en cualquier semana, si una obra sigue siendo rentable, sin comprar un sistema nuevo.

Por qué el desvío se descubre tarde

No es falta de información. En una PyME que trabaja por proyectos las horas están cargadas, las compras registradas y el avance medido. El problema es que cada dato vive en un lugar distinto y con una estructura distinta:

• El presupuesto se armó por ítems: estructura, montaje, piping, equipos, ingeniería.
• La contabilidad registra por rubros: sueldos, materiales, subcontratos, gastos generales.
• El avance de obra se mide en porcentaje físico o en lo que se certificó.

Con tres idiomas distintos nadie puede contestar a tiempo una pregunta simple: ¿esta obra, hoy, sigue dejando el margen que cotizamos? La respuesta llega cuando la obra terminó y ya no hay nada para corregir.

Tres prácticas que alcanzan para ver el desvío a tiempo

1. Controlar con la misma estructura con la que se presupuestó

Si cotizaste por ítems, los costos reales tienen que imputarse a esos mismos ítems. No hace falta un ERP: alcanza con un código de obra y de ítem en cada parte de horas, orden de compra y factura de subcontratista. Es la decisión más barata y la que más información destraba.

2. Mirar horas ganadas contra horas consumidas

Las horas totales no dicen nada si no se comparan con lo que se avanzó. Las horas ganadas son las horas que el presupuesto asignaba al avance real: si un ítem tenía 1.000 HH presupuestadas y está al 40 %, ganó 400 HH. Si para llegar ahí se consumieron 520, el ítem va 30 % por encima de lo cotizado.

Una aclaración de oficio: las unidades de productividad no se mezclan. En taller se mide en kg por hora-hombre (más alto es mejor); en montaje, en horas-hombre por tonelada (más bajo es mejor). Comparar una con otra lleva a conclusiones equivocadas.

3. Proyectar el costo al cierre, no solo informar lo gastado

El informe típico dice cuánto se gastó. El que sirve para decidir dice cuánto va a costar la obra terminada si nada cambia. La forma más simple:

Un ejemplo con números

Ejemplo ilustrativo, no corresponde a ninguna obra real. Una obra de montaje se vendió en USD 300.000 con un costo presupuestado de USD 255.000: margen previsto de 15 %.

Con el informe de gastos, en la semana 8 nadie se alarma: se gastó el 46 % del presupuesto con 40 % de avance, “un poco arriba”. Con la proyección al cierre la lectura es otra: si nada cambia, de 15 puntos de margen quedan menos de 2. Y en la semana 8 todavía queda el 60 % de la obra para corregir: dotación, secuencia, subcontratos, un adicional que no se reclamó.

Errores frecuentes al medir rentabilidad por obra

• Confundir certificado con avance. Certificar de más mejora la caja, pero esconde el desvío de costo.
• Imputar materiales al comprarlos y no al usarlos. El acopio infla el costo de un mes y lo vacía en otro.
• Dejar los adicionales para el final. Un trabajo extra ejecutado y no reclamado es margen regalado.
• No asignar los indirectos de obra. Supervisión, equipos, obrador y viáticos también son costo de la obra, no “gastos de la empresa”.
• Revisar una vez por mes. En obras de pocos meses, una revisión mensual llega tarde. Quincenal es el mínimo útil.

Cómo empezar esta semana

Elegí una sola obra en curso. Armá una planilla con sus ítems de presupuesto, el avance físico de cada uno y el costo real imputado. Calculá el índice y el costo al cierre. Si el resultado te sorprende, no es un problema de la planilla: es la información que te faltaba.

Ese es el punto de partida del diagnóstico de rentabilidad por proyecto que hago en FARO: tomo tu cartera de obras, reconstruyo el presupuestado contra el real con la misma estructura y te muestro dónde se pierde margen y caja, con una lista corta de decisiones para corregirlo.